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巧用Excel技巧 提高审计调查数据汇总效率

来源:审计署网 时间:2011-02-18

    专项审计调查和计算机辅助审计在推进审计转型中,有着独特的作用。在专项审计调查中,审计组通过设计Excel格式的专项审计调查表,发送给被审计调查单位填写,然后运用各种计算机软件将收集到的专项审计调查表进行合并和汇总,在此基础上导入现场审计实施系统,进行审计分析, 是一种常用和有效的专项审计调查的数据获取和归集手段。然而,从被审计调查单位收集回来的Excel文档,往往会出现表格样式改变、数据格式不统一等问题,导致审计组使用计算机软件进行合并和汇总屡屡出错,特别是在审计调查对象较多的情况下,人工核对和修改从被审计调查单位收集回来的Excel文档,严重影响审计调查数据的汇总效率。笔者在审计实务中,摸索用Excel的一些功能,对Excel格式的专项审计调查表模板,从技术上采用一些预防性和强制性的措施,有效提高了审计调查数据汇总的效率。


  一、设置表格保护,防止修改表格样式
  通过设置保护,限制被审计调查单位填表人的部分操作权限,使填表人只能在审计人员指定的区域填写数据,及保护工作簿和工作表的结构。


  (一)保护工作簿。目的是使填表人不能执行插入、删除、移动和重命名工作表,防止因工作表数量不符、顺序不符或者工作表名称不符,导致汇总中断和汇总数据错误。
  操作步骤:依次点击“工具/保护/保护工作簿”,在弹出窗口中设置一个易记且较复杂的密码,按确定按钮退出。


  (二)保护工作表。目的是使填表人只能在审计人员指定的区域填写数据,不能填写与修改其他区域,如表头等单元格,同时限制填表人修改工作表结构,如:添加和删除行列的权限。防止因工作表行、列数量不符、顺序不符,导致汇总中断和汇总数据错误。
  操作步骤:1、设置允许填表人填写的区域。选定允许填表人填写的区域,点击右键,在弹出菜单中选择“设置单元格格式”,在弹出窗口中选择“保护”标签页,去掉其中“锁定”选项的选中状态。2、保护工作表。依次点击“工具/保护/保护工作表”,在弹出窗口中设置一个易记且较复杂的密码,并钩选“选定未锁定的单元格”,按确定按钮退出。


  (三)注意事项。1、在行数据汇总的模式下,为防止工作表允许填写行数不足,可钩选“添加行”。2、如要修改以上设置,可以点击“工具/保护/撤消保护工作薄(表)”,输入以前设置的密码,撤消保护。3、工作表保护后,填表人将不能改变行、列的大小,所以在设置保护前,应当按填写内容,先设置行、列的大小。


  二、设置数据有效性,规范数据填写格式
  (一)指定单元格输入格式。目的是使填表人只能输入指定的数据格式,如:小数、整数、日期和指定长度的文本等。防止因单元格数据格式不符、数据溢出等原因,导致汇总中断和汇总数据错误。
  操作步骤:1、设置需要指定的数据格式的区域。2、指定数据格式。依次点击“数据/有效性”,在弹出窗口中选择“设置”标签页,根据需要设置相关的输入限制,如:只允许输入2位小数、只允许输入日期、只允许输入8位整数等。3、切换到“出错警告”标签页,设置错误信息的标题为“无效的数据输入”,错误内容按数据格式设置提示,如“只允许输入2 位小数”。4、按确定按钮退出。
  设置后,如果填表人输入非指定格式的数据或者输入数据超出指定范围,Excel会自动弹出错误提示窗口,提醒填表人。


  (二)指定可选文本输入。目的是在明确只需要输入确定的若干项可选文本,如:单位性质、资金类型等时,提供下拉列表由填表人选择,以减少输入错误,提高汇总效率。
  操作步骤:1、设置需要指定的数据格式的区域。2、指定数据格式。依次点击“数据/有效性”,在弹出窗口中选择“设置”标签页,在“允许”下拉列表框中选择“序列”,然后在“来源”文本框内输入相应的选项内容,如:“行政机关,事业单位,企业”(中间用半角逗号分隔)。或者在表格的其他区域创建列表,输入选项内容,然后“来源”文本框右侧图标,选定该区域(为保持调查表的美观,可隐匿该区域所在行或列)。3、切换到“出错警告”标签页,设置出错提示。4、按确定按钮退出。


  (三)注意事项。1、设置数据有效性,必须在保护工作表之前。2、需要SUM函数引用累加数值的单元格必须指定为数值型。3、为放便填表人输入,在数据型数据单元格,可以在“数据/有效性”的弹出窗口切换到选择“输入法模式”标签页,选择“关闭(英文模式)”。


  三、设置帮助提示,提高数据填写质量
  在审计调查表中增加一些帮助和提示,能避免填表人无谓的摸索,加快填表速度,提高填表质量。
  操作步骤:1、设置需设置帮助提示的数据格式的区域。2、设置帮助提示。依次点击“数据/有效性”,在弹出窗口中选择“输入信息”标签页,设置标题为“填表说明”,输入信息为提示的内容,如“拨款指财政预算内实际拨付数”。3、按确定按钮退出。


  设置后,当填表人选定该区域时, Excel会自动弹出输入提示窗口,提醒填表人。

吴刚(浙江省舟山市审计局)